メール活用

頼み方のコツ

相手と目的、要点を伝えます。すぐ使える例はビジネスメールのプロンプトにまとめています。

送る前の確認

事実と宛名を確認します。機密の扱いは職場での使い方を参考にしましょう。

よい下書きの頼み方

メールの下書きをAIに頼むときは、伝え方しだいで出来あがりが大きく変わります。あいまいにお願いすると、ぼんやりした、使いにくい文章になりがちです。だから、何を、だれに、どんな気持ちで送りたいのかを、短くまとめてから伝えましょう。情報がそろっているほど、目的に合った下書きが出てきます。次のような工夫をすると、ぐっと使いやすくなります。あとは自分の言葉に整えるだけで、ちょうどよいメールになります。

• 相手がだれかと用件を最初に伝える
• ていねいか親しめか、調子を指定する
• 長さの目安を「短く」などと伝える
• 入れてほしい要点を箇条書きで渡す
• 名前など個人情報は入れないようにする

送る前の仕上げ手順

AIが作った下書きは、そのまま送らずに、必ず自分の目で仕上げるのが基本です。便利でも、まちがいや少し不自然な言い回しが残っていることがあります。気づかずに送ると、相手に誤解をあたえてしまうかもしれません。だから、最後のひと手間をおしまないことが大切です。次の順番で見直せば、安心して送れます。落ち着いて読み直すだけで、相手によい印象をあたえる文章になります。

1. 宛先と相手の名前がただしいか確かめる
2. 用件がきちんと伝わるか読み直す
3. 失礼な言い方や言いすぎがないか直す
4. 日付や数字、約束ごとに誤りがないか見る
5. 自分の言葉に整えてから送信する

送信前の最終チェック

下書きができたら、送る前に自分の目で確かめましょう。次の点を見直すと安心です。

• 宛名や敬称が正しいか
• 用件が最初にわかるか
• 個人情報が含まれていないか
• 失礼な表現になっていないか

場面に合う丁寧さ

相手を先に伝える

社内の人か取引先かで、言葉づかいは変わります。相手との関係を伝えると、ちょうどよい丁寧さになります。

短くまとめてもらう

長い文は読みにくいので、要点を短くします。用件を短くまとめると、相手に伝わりやすい下書きになります。

このテーマに関心があれば、ChatGPTを仕事で使う方法も役立ちます。