問い合わせ対応

返信を作る

丁寧な言い回しの下書きに使えます。例は問い合わせ対応のプロンプトにまとめています。

注意する点

個人情報は入れません。職場での扱いは問い合わせ対応での使い方を確認しましょう。

返信づくりのコツ

問い合わせへの返信は、はやさとていねいさの両方が大切です。AIに手伝ってもらうと、文章のたたき台をすぐに用意できて、仕事が楽になります。ただし、お客様の名前や注文番号などをそのまま入れるのは避けましょう。情報を出さなくても、よい返信は十分に作れます。次のような点を意識すると、感じのよい文章になります。できあがった返信は、最後に必ず人の目で確かめてから送るようにしてください。

• 名前や注文番号などはぼかして頼む
• 質問の要点を整理してから渡す
• ていねいで分かりやすい言葉を選ぶ
• あやまる場面では気持ちを言葉にする
• 事実があやしい部分は自分で調べ直す

気をつけたい点

便利な道具でも、お客様への対応では特に注意がいります。なぜなら、一度送った返信は、あとから取り消せないことが多いからです。まちがった内容や失礼な言い方は、信頼を失う原因にもなります。だからこそ、送る前の確認をていねいに行いましょう。次の手順で進めると、ミスやトラブルを防げます。あわてず、ひとつずつ見ていき、最後に会社のルールに合っているかも確かめておきましょう。

1. 個人情報がふくまれていないか確かめる
2. 答えの内容が事実と合うか調べ直す
3. 言葉づかいが失礼になっていないか見る
4. 判断にまよう内容は担当に相談する
5. 会社の決まりに合っているか確認する

送る前のチェック

返信を送る前に、担当者の目で確認すると安心です。次の点を見直しましょう。

• お客様の状況に合った内容になっているか
• 失礼のない言葉づかいか
• 個人情報が含まれていないか
• 事実や案内に間違いがないか

むずかしい場面の言葉選び

おわびを丁寧に

こちらに非がある場面では、言葉選びが大切です。おわびを丁寧に伝える下書きにすると、気持ちが届きます。

事実だけを書く

あいまいな約束は書かず、確かなことだけ伝えます。事実だけを書くことで、後の行きちがいを防げます。

あわせて職場での使い方も読むと、理解がさらに深まります。