ChatGPTでの問い合わせ対応

返信文のたたき台を作る

丁寧な言い回しの下書きづくりに役立ちます。すぐ使える例は問い合わせ対応の活用にまとめています。

注意したい点

お客様の個人情報は入力しません。社内ルールを確認し、職場での使い方を参考にしましょう。

返信づくりを助ける使い方

問い合わせ対応では、返信文のたたき台づくりに向いています。つい強い言い方になりそうなときも、ていねいで落ち着いた言い方に直してもらえます。同じ用件でも、短い版と長い版を作ってもらい、相手や状況に合わせて選ぶと便利です。中身が正しいかは、自分の目でしっかり確かめてから送りましょう。心に余裕がないときほど、こうした下書きが助けになります。

• とげのある言い方を、ていねいで落ち着いた言い方に整えてもらう
• 同じ用件の返信を、短い版と長い版で作り、相手に合わせて選べるようにする
• おわびの言葉と、次に取ってほしい行動の案内を、自然に組み合わせる
• むずかしい説明を、お客様にも伝わるやさしい言葉に直してもらう
• 送る前に、書かれた事実や数字が正しいかを、必ず自分で確認する

安全に対応する手順

お客様とのやり取りには、名前や連絡先など、大切な情報がふくまれます。下の順番を守ると、その情報をきちんと守りながら、返信づくりに活かせます。出てきた文をそのまま送ると、思わぬまちがいや失礼が起きることもあるので、めんどうでも必ず自分で見直してから使いましょう。落ち着いて確認する時間を、いつも一つはさむのがおすすめです。

1. お客様の名前や連絡先などの個人情報は、ぜったいに入力しない
2. 伝えたい用件だけを、よけいな情報をはぶいて短くまとめて頼む
3. あくまでたたき台として、返信の文の下書きを作ってもらう
4. 事実や金額を、元の記録や資料と照らし合わせて一つずつ確かめる
5. 自分で最後まで読み直し、問題がないと確かめてから送信する

やわらかい返信に整える

用件だけを伝える

個人情報を消して、聞きたいことだけを書きます。名前や番号は入れないようにすると、安全に返信のたたき台が作れます。

気持ちにそった言葉

困っているお客さまには、やさしい言い回しが大切です。おわびや感謝の一言を足すと、伝わる返信に近づきます。

次のステップとして、問い合わせ対応のプロンプトもおすすめです。