ビジネスメールのプロンプト
丁寧なビジネスメールの下書きを作るプロンプトの例文を紹介します。
重要なポイント
- 宛名と用件と締め切りをまず渡す
- 丁寧さの度合いを言葉で指定する
- 送る前に必ず自分の目で確認する
使い方
相手と目的を伝えるのがコツです。仕事での使い方は仕事での使い方、メールに絞った活用はメール活用にまとめています。仕上げにはビジネスメール作成ツールも便利です。
このプロンプトが効く理由
ビジネスメールは、必要な情報を先に渡すほど、自然で失礼のない下書きになります。ひとつずつ理由を確かめましょう。情報がそろっていれば、何度も書き直す手間が減ります。
- 相手(社外・上司など)を書くと、敬語の強さをちょうど良く選んでくれる
- 用件を一言で伝えると、最初の一文がぼやけず要点がすぐ伝わる
- 日付や締め切りを入れると、抜けのない案内文に仕上がる
- 「お詫び」「依頼」など目的を示すと、結びの言葉が場面に合う
- 条件を箇条書きで渡すと、要点が整理された読みやすいメールになる
もっと良くする手順
下書きはそのまま送らず、少し手を入れると、ちゃんと自分のメールになります。AIは下ごしらえ役だと考えてください。最後のひと手間が、相手への印象を大きく左右します。次の順で整えると、安心して送れる一通になります。
- 相手・用件・締め切り・お願いしたい返事を箇条書きで渡す
- 「やわらかめ」「かしこまった調子で」と丁寧さを言葉で指定する
- 出てきた文を読み、長すぎる前置きは短くするよう頼み直す
- 宛名・敬称・日付が正しいか、自分の目で一つずつ確かめる
- 会社名や金額など大事な情報は、最後に手で直して仕上げる
失礼を防ぐ工夫
敬語を確かめる
下書きが出たら、まず使われている敬語が相手との関係に合っているかを、自分の目で確かめてから送りましょう。
用件を先に書く
長い文はかえって読みにくくなるので、用件を先に短くまとめておくと、相手にすっと伝わります。
コピーして使えるプロンプト
あなたは丁寧な日本語のビジネスメールを書く担当です。 相手: 取引先の担当者 目的: 打ち合わせの日程を調整する 要点: 来週の火曜か木曜の午後を希望 条件: 丁寧、かたすぎない、200字程度 この内容でメールの下書きを書いてください。
先日の打ち合わせのお礼メールを書いてください。 相手: 取引先 条件: 丁寧で短く、3文程度
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 相手 | 取引先 |
| 目的 | 日程調整 |
| 文体 | 丁寧 |
よくある質問
そのまま送ってよいですか。
下書きとして使い、宛名と内容を確認してから送りましょう。
丁寧すぎる文になってしまいます。
「少しくだけた言い方で」と度合いを伝えると調整できます。相手との関係を書き添えると、ちょうど良い敬語になります。
参考にした情報源
- OpenAI ヘルプセンター 使い方やトラブルの公式案内です。