ChatGPTを仕事で使う方法
仕事での使い方を、場面ごとに説明します。機密と社内ルールへの配慮が大切です。
重要なポイント
- 下書きや要約づくりに向いている
- 機密情報はぜったいに入力しない
- 社内のルールをまず確認する
- 最後は自分の目でしっかり見直す
- 数字や事実は別の資料で確かめる
ChatGPTを仕事で使う場面
安全に使う
会社の機密や顧客情報は入力しません。社内ルールを確認し、職場での使い方を参考にしましょう。
下準備をして使う
仕事で使うときは、いきなり長い文章を頼むより、先に下準備をしておくと結果が安定します。何のための文章か、だれが読むのか、どれくらいの長さがほしいのかを、自分の言葉で短くまとめておきましょう。これをそろえてから頼むと、的外れな答えが減り、後で直す手間も小さくなります。とくに急いでいるときほど、この一手間が後で効いてきます。
- この文章は何のためかという目的を、ひと言で書いてから頼むと、ねらいがぶれにくくなる
- 読む相手がだれかを伝えると、言葉づかいや難しさがちょうどよく合う
- ほしい長さや形を先に指定しておくと、長すぎる答えを防げる
- 会社や商品の名前は、どうしても必要な分だけにとどめて出すようにする
- できあがった文は、声に出して読み直し、おかしな所を整える
安全に進める手順
便利でも、扱う中身によっては入力してはいけない情報があります。下の順番を守ると、うっかりした漏れを防ぎながら、安心して使えます。少しでも不安なときは、自分だけで判断せず、まわりの人や担当の人に相談してから進めるようにしましょう。慣れてきても、この順番を飛ばさないことが大切です。
- 社内のルールや方針を先に確認し、どこまで使ってよいかを知っておく
- お客様の個人情報や、外に出せない機密は、ぜったいに入力しない
- あくまで下書きとして作り、そのまま本番のものとして扱わない
- 書かれた事実や数字は、元の資料と照らし合わせて一つずつ確かめる
- 仕上げの判断と最終的な責任は、いつも自分が持つと決めておく
チームで使うときの工夫
職場で使うときは、みんなで同じルールを持つと安心です。次の点を意識しましょう。
- 機密や顧客情報は入力しないと決める
- 使ってよい場面を話し合っておく
- 下書きは人が確認してから使う
- よい頼み方をチームで共有する
仕事で安全に役立てる
場面を選んで使う
メールの下書きや案出しなど、機密にふれない作業から使うと安心です。任せる場面を選ぶことが、上手な活用の第一歩です。
社内ルールを守る
会社の機密やお客さんの情報は入れないのが基本です。使う前に社内のルールを確かめ、チームで決まりを共有しましょう。
編集部による整理です。実測値ではありません。
| 場面 | 使い方 |
|---|---|
| メール | 下書きを作る |
| 議事録 | 要約する |
| 調べ物 | 下ごしらえに使う |
- 1 目的を決める 成果物を決める
- 2 下書きを作る たたき台にする
- 3 確認する 事実と機密を確認
- 4 仕上げる 人が判断する
チェックリスト
- 機密を入力しない
- 社内ルールを確認する
- 最終確認は人が行う
よくある失敗
- 顧客情報を入力する
- 確認せずに送る
よくある質問
仕事の文章をそのまま使えますか。
下書きとして使い、人が確認してから使いましょう。
ChatGPTを仕事で使うとき気をつけることは何ですか。
機密や個人情報を入力せず、社内ルールに従うことが大切です。出てきた内容は事実を確認してから使いましょう。
ChatGPTは会議の議事録づくりに使えますか。
メモを渡して要点を整理させる下書きづくりに役立ちます。機密は伏せ、最後は内容が正しいか自分で確認してください。
参考にした情報源
- OpenAI ヘルプセンター 使い方やトラブルの公式案内です。
- OpenAI ポリシー 利用規約やプライバシーの公式文書です。