議事録の要約

要約のコツ

決定事項とやることを分けて頼みます。文章づくりは議事録要約のプロンプトが役立ちます。

注意する点

社外秘や個人名は外します。職場での扱いは職場での使い方を確認しましょう。

わかりやすい要約のコツ

会議の記録は長くなりがちで、あとから読み返すのは大変です。AIに要約してもらうと、大事な点をすばやく取り出せて、とても助かります。ただし、ただ短くするだけでは役に立つ要約にはなりません。あとで読む人が、ひと目で内容をつかめるように整えることが大切です。次のような工夫をすると、使いやすいまとめになります。読む人の立場を思いうかべながら、ていねいに仕上げていきましょう。

• 決まったことと宿題を分けて書く
• だれが何をするかをはっきりさせる
• 期限がある内容は日付も入れる
• 大事な数字は元の記録と見くらべる
• むずかしい言葉はやさしく言いかえる

要約するときの注意

議事録には、外に出してはいけない話がふくまれることがあります。だから、要約を頼む前に、中身をよく確かめることが大切です。気づかずにそのまま入れてしまうと、思わぬ情報漏れにつながります。次の手順で進めると、安全にまとめられます。便利さに頼りすぎず、最後は必ず人の目で見直すようにしましょう。ひとつひとつの確認が、安心して使うための大事な習慣になります。

1. 社外の機密や個人名がないか確かめる
2. 必要なら名前を役職などに置きかえる
3. 要点だけを短くまとめるよう頼む
4. できた要約を元の記録と見くらべる
5. 数字や日付のまちがいを直してから使う

共有する前の確認

要約ができたら、そのまま共有せず、内容を確かめましょう。次の点を見直すと安心です。

• 決定事項とやることが正しく分かれているか
• 担当や期限が抜けていないか
• 個人名や機密が残っていないか
• 事実に間違いがないか

決定事項を見やすく

決まったことを先に

長い話の中から、決まったことだけを取り出します。決定事項を先に並べると、後で読み返しやすくなります。

担当と期限を残す

誰がいつまでにやるかは、はっきりと書き残します。担当と期限を残すことで、後のやり忘れを防げます。

理解を広げたいときは、ChatGPTを仕事で使う方法へ進んでみてください。