問い合わせ対応のプロンプト
問い合わせ対応の返信づくりに使うプロンプトの例文を紹介します。
重要なポイント
- 問い合わせの内容をそのまま渡す
- 丁寧さと回答の方針を指定する
- お客様の個人情報は入力しない
使い方
丁寧な言い回しの下書きに役立ちます。使い方は問い合わせ対応での使い方、活用例は問い合わせ対応にまとめています。職場での注意は職場での使い方を確認しましょう。確認にはAI回答チェックリストが便利です。
このプロンプトが効く理由
問い合わせ対応は、状況を正しく渡すほど、的確な返信になります。ポイントを一つずつ確かめます。事情がきちんとそろっていれば、お客様の気持ちに寄り添った言葉を選んでくれます。
- 問い合わせの内容を貼ると、論点のずれない返信が作れる
- どう対応するか(謝罪・案内など)を示すと、結びの言葉が合う
- 「丁寧に」「簡潔に」と調子を伝えると、返信の印象が整う
- 使ってよい言い回しを渡すと、会社の言葉づかいに合わせられる
- 手順を箇条書きで示させると、わかりやすい案内文になる
もっと良くする手順
返信はそのまま送らず、担当者の目で整えると安心です。AIの文は、あくまで下書きとして使いましょう。最後に人の目を通すことで、思わぬ行き違いを防げます。次の順で進めると、丁寧で正確な返信になります。
- 問い合わせ文を貼り、どんな対応をしたいかを伝える
- 名前や注文番号などの個人情報は外してから入力する
- 「やわらかい言い方で」など、返信の調子を言葉で指定する
- 出てきた返信が事実と合っているか、自分で確かめる
- 失礼な言い回しや案内ミスがないかを見直してから送る
返信の質を上げる
気持ちに寄り添う
ただ用件を伝えるだけでなく、相手の気持ちに寄り添う一言を入れると、返信全体の印象がぐっと良くなります。
事実を確認する
料金や日付などの大切な事実は、送る前に必ず自分で正しいかどうかを確かめるようにしましょう。
コピーして使えるプロンプト
丁寧な問い合わせ返信の下書きを書いてください。 状況: 商品の発送が遅れている 伝えること: お詫びと、新しい発送予定の案内 条件: 丁寧、簡潔、個人情報は含めない
| 場面 | 使い方 |
|---|---|
| 返信 | 下書きを作る |
| 言い回し | 丁寧にする |
| 要約 | 問い合わせを短く |
よくある質問
お客様の名前を入れてよいですか。
入れず、内容をぼかして使いましょう。
お客様の名前を入力してもいいですか。
入力しない方が安全です。名前や注文番号は外し、状況だけを伝えてください。送る前に自分で補えば問題ありません。
参考にした情報源
- OpenAI ヘルプセンター 使い方やトラブルの公式案内です。